BEZPAPĪRA GRĀMATVEDĪBA

Directo ERP sistēmas lietotājiem grāmatvedība bez papīra dokumentiem ir ikdiena.

Directo sistēmā ir iespējams iesūtīt un izsūtīt strukturētos elektroniskos rēķinus. [Strukturēts e- rēķins (vai dokuments) ir rēķins, kas ļauj to automātiski un elektroniski apstrādāt, un kurš atbilst Ministru kabineta noteiktajam publiskos iepirkumos piemērojamā elektroniskā rēķina standartam. ]

Bezpapīra dokumenti Directo sistēmā:

epastā ienākušie rēķini tiek sūtīti uz DIRECTO tālākai apstrādei
visus papīra formas dokumentus skenē un sūta uz DIRECTO tālākai apstrādei
dokumentu saskaņošana jeb vīzēšana, ir daudz ērtāka un ātrāka, jo tā ir redzama uz ekrāna un nav fiziski jāpārvieto
čekus avansa norēķiniem skenē vai fotografē ar telefonu un sūta apstrādei uz DIRECTO
saistošie līgumi ir atrodami klientu vai piegādātāju kartiņās
attaisnojuma dokuments no grāmatojuma ir viena “klikšķa” attālumā
uzņēmuma iekšējos dokumentus – rīkojumus, iesniegumus, protokolus utt. var sagatavot un parakstīt elektroniski Directo un, ja nepieciešams, izsūtīt kā uzaicinājumu parakstīt dokumentu tālāk
rēķini klientiem tiek izsūtīti jau elektroniski no sistēmas strukturētā vai PDF formātā

Elektroniskie dokumenti paātrina dokumentu apriti, dokumentu apstrādi un tas ir videi draudzīgi. Pieslēdzot elektronisko dokumentu apriti savā uzņēmumā Jūs saudzējat kokus.

◆

Plašāk par grāmatvedības iespējām Directo ERP sistēmā :

GRĀMATVEDĪBA

Finanšu uzskaite DIRECTO ir integrēta ar visiem nepieciešamajiem moduļiem un lielā mērā notiek automātiski. DIRECTO ir izstrādāts tā, lai vienu un to pašu dokumentu nevajadzētu apstrādāt vairākas reizes, tātad, grāmatvedim vairs nav jāapstrādā pārdevēja izrakstītais rēķins. Grāmatveža uzdevums ir uzraudzīt procesu un veikt savu pievienoto vērtību, nevis atkārtoti ievadīt dokumentus.

Directo licences pamata pakā, papildus finanšu grāmatojumiem un finanšu atskaitēm, ir iekļauti šādi moduļi:

Pamatlīdzekļu un mazvērtīgā inventāra uzskaite
Avansa norēķini
Kase
Budžeti
Bankas imports
Strukturētie elektroniskie rēķini ( e-rēķini )
Standarta vai sev pielāgots kontu plāns
Automātiski ECB valūtas kursi
Virsgrāmata, Apgrozījuma pārskats un citas atskaites dažādās valodās
Iespēja atskaites dalīt pa periodiem (dienas, nedēļas, mēneši utt.), lai salīdzinātu tendences
Detalizētas atskaites izmaksu centru un projektu griezumā
Finanšu receptūras (paši nosaka kā sadalīt izdevumus pa izmaksu centriem, kontiem u.c.)
Automātiski nākamo/pagājušo periodu izdevumi/ieņēmumi
Atskaišu faili priekš EDS
Dokumentu atgrāmatotājs

OBJEKTI jeb IZMAKSU CENTRI

Lai detalizēti varētu novērtēt uzņēmuma finanšu rādītājus struktūrvienībām, darījumi būtu jāmarķē ar IZMAKSU CENTRIEM jeb OBJEKTIEM. Dažādās uzskaites programmās izmaksu centrus sauc dažādi, DIRECTO tos sauc par OBJEKTIEM. Objekti var būt departamenti, darbienieki, darbinieku grupas, automašīnas, līgumi, reģioni utt. Objektu struktūru var veidot “plakanu” – vienā līmenī, bet, ja nepieciešams, to var veidot pakārtotu – ar hierarhiju. Hierarhijas gadījumā finanšu rezultātus var apskatīt gan, piemēram, darbinieku līmenī, gan departamentu līmenī.

Objektu būtiskas iezīmes:

dažādu līmeņu atskaites var veidot pateicoties objektu hierarhijai. Līmeņu skaits ir neierobežots.
vienlaikus var norādīt dažādu līmeņu objektus
automātiska objektu piemērošana no lietotāja, klienta, artikula vai citām kartiņām
iespēja noteikt obligātu objekta līmeņu piemērošanu konkrētiem darījumu veidiem vai finanšu kontiem
ja objektam ir konkrēta hierarhija, tad jānorāda ir precīzākais objekts, pārējie tiks ievietoti automātiski
iespēja saņemt atskaites par konkrētu objektu vai to līmeni
salīdzināt objektu rezultātus ar budžetā plānotajiem
konkrētu objektu darījumi var būt piekļuves ierobežojuma subjekts
papildus objektu marķējumam, darījumiem var piemērot arī projekta marķējumu

PAMATLĪDZEKĻI

Pamatlīdzekļu uzskaite DIRECTO, līdzīgi kā citi moduļi, ir jau iekļauti pamata pakā.

materiālo un nemateriālo pamatlīdzekļu uzskaite
mazvērtīgā inventāra uzskaite
pamatlīdzekļu vērtības palielināšana/samazināšana
vairākas pamatlīdzekļu kategorijas un nolietojuma metodes
nolietojums atkarībā no noslodzes
pārskats par pamatlīdzekļiem – departamentu, lietotāju, finanšu kontu, izmaksu centru u.c. griezumos
ērta pamatlīdzekļu norakstīšana un pārdošana
iespēja uzskaitīt Klientu pamatlīdzekļus (info par apkalpojamām iekārtām)

BANKAS IMPORTS

Vairumā gadījumu bankas ievadīšana uzskaites sistēmā ir laikietilpīgs grāmatvežu darbs. DIRECTO piedāvā datus importēt izmantojot ISO formātu. Darījumu veidiem var piešķirt nosacījumu, kas savukārt piemēros pareizu finanšu kontu grāmatojumam. Tā kā ierasta prakse ir radīt izejošos maksājumus jau pašā DIRECTO, tad bankas importa galvenais uzdevums ir importēt klientu maksājumus, bankas komisijas, karšu maksājumus.

Directo ir Gateway saslēgums ar SEB banku un Swedbank. Saslēgums nodrošina, ka uz “Directo” katru nakti automātiski tiek iesūtīts iepriekšējās dienas bankas konta izraksts un ka no „Directo“ tiek nosūtīt maksājumus uz internetbanku.

ALGU APRĒĶINS

Algu apēķinam DIRECTO vidē ērtība ir tāda, ka aprēķis ir saistīts ar citiem DIRECTO moduļiem. Piemēram, darbinieka alga var tikt rēķināta pamatojoties uz vairāku struktūrvienību datiem, kas nodrošina izdevumu sadalījumu pa pareiziem izmaksu centriem vai projektiem.

Galvenās algu aprēķina iezīmes:

mēneša alga, stundu likmes, gabala darbs
algu aprēķins var būt pamatots uz dažādiem mainīgajiem. Piemēram, alga var tikt rēķināta atkarībā no pārdevēja ienestā apgrozījuma vai peļņas, vai darījumu skaita u.c.
algu aprēķins pa struktūrvienībām vai departamentiem
algu aprēķins atkarībā no stundu likmēm
aprēķina grāmatojums tiek dalīts pa izmaksu centriem un projektiem
slimības naudu un atvaļinājumu naudu aprēķins
algas aprēķina kartiņas pa epastu
algas imports bankā
atskaites uz EDS elektroniskā formā
dažādas algu atskaites

SASKAŅOŠANA

Šis process ir domāts, lai paātrinātu dokumentu apriti uzņēmumā. Būtībā, tā ir dokumentu vīzēšana, kurā dokumenti tiek elektroniski parakstīti programmā.

biežāk izmantojamie dokumenti: PIRKUMA RĒĶINI, AVANSA NORĒĶINI, PIRKUMA PASŪTĪJUMI, ALGU APRĒĶINI
saskaņošana var būt secīga vai paralēla
secīgas saskaņošanas gadījumā dokumentu vispirms paraksta pirmā persona, tikai pēc tam pienāk kārta otrās personas parakstam
paralēlās saskaņošanas gadījumā procesa dalībnieki var vienlaikus parakstīt dokumentu
dokumenta saskaņošana var notikt vai nu atverot pašu dokumentu, vai izmantojot tam paredzētu atskaiti, kurā apvienoti visi Tev parakstāmie dokumenti.
saņemsi e-pasta paziņojumu, ja ir jāsaskaņo dokuments
attiecīgā persona saņems ziņojumu, ja saskaņošana tiek atteikta
iespēja noteikt aizvietotāju, ja saskaņotājs ir atvaļinājumā
saskaņot var arī tikai kādu pozīciju no dokumenta, nevis visu dokumentu uzreiz
saskaņotāju automātiska noteikšana atkarībā no dažādiem nosacījumiem (summas, projekta, izmaksu centra)
nosacījumu noteikšana, saskaņā ar kuriem iepriekš piešķirtie paraksti tiks atcelti
summas ierobežojumi saskaņotājiem
dokumentu var apstiprināt un nosūtīt maksāšanai, ja ir veikti nepieciešamie paraksti

DATU KONSOLIDĀCIJA

DIRECTO konsolidācijas risinājums ļauj DIRECTO programmatūras grupai ātri sagatavot konsolidētus pārskatus un izvairīties no kļūdām Excelī.

Konsolidācijas risinājuma galvenās iezīmes:

iespēja sagatavot konsolidēto bilanci un PZ aprēķinu reālā laikā – meitas uzņēmumu veiktās izmaiņas nekavējoties tiek atspoguļotas grupas pārskatos
meitas uzņēmumam var būt atšķirīgas uzskaites valūtas
grupas pārskatus var sagatavot arī tad, ja meitas uzņēmumi izmanto atšķirīgu kontu plānu. Piemēram, meitas uzņēmums ārvalstīs
spēs konsolidēt meitas uzņēmuma datus, kas neizmanto DIRECTO. Papildu datus var ievadīt manuāli vai importēt no Excel
sarežģītāku struktūru un daudzlīmeņu grupu konsolidēto pārskatu apkopošana
grupas budžeta uzraudzība, kā kopsavilkums par visas grupas vai meitas uzņēmumu budžetiem
kopējie grupas parādi/prasības
grupas pamatlīdzekļu uzskaite, pamatlīdzekļu pārdošanas un pirkšanas gadījumā grupas iekšienē
grupas naudas plūsmas pārskata iespēja

SKAIDRAS NAUDAS DARĪJUMI

Lai gan laika gaitā skaidras naudas īpatsvars samazinās, daudziem uzņēmumiem to specifikas dēļ joprojām ir svarīgi skaidras naudas darījumi un to apstrāde.

DIRECTO skaidras naudas funkcionalitāte sastāv no:
> kases ieņēmumu ordera
> kases izdevumu ordera
> skaidras naudas kustības – no kases uz banku, inkasācija

BUDŽETI

DIRECTO budžeti nodrošina:

bilances un P/Z aprēķina salīdzināšanu pret budžetu dažādos laika periodos
budžeta datu importu no MS Excel
vairākus budžetus vienam periodam. Piemēram, apstiprinātais un koriģētais budžets.
faktisko datu salīdzināšana ar dažādiem budžetiem
sekot līdzi un salīdzināt projektu budžetu dažādos laika posmos vienlaicīgi
struktūrvienību vadītāji vai projektu vadītāji var paši uzraudzīt savu atbildību budžetu izpildē
izveidot nākamo gadu budžetus pamatojoties uz iepriekšējo gadu datiem

AVANSA NORĒĶINI

Avansa norēķini ir iekļauti DIRECTO pamata pakā. Darbinieki avansa norēķinus var veidot paši vai sūtīt čeku bildes uz DIRECTO programmatūru to tālākai apstrādei.

Avansa norēķinu iespējas:

saimniecisko un nesaimniecisko izdevumu uzskaite
sūtīt čekus uz DIRECTO ar epasta palīdzību
izdevumu vīzēšana
iespēja čekus vadīt dažādās valūtās
izdevumu veidu izmantošana, vienkāršākai avansa norēķina izveidošanai ikdienā
atvērto avansa norēķinu pozīciju apmaksa bankā/eksports uz banku

ATSKAITES

Iespējas, ko nodrošina DIRECTO finanšu atskaites, ir plašas un pielāgojamas. Labi pārdomātā finanšu uzskaites sistēma padara iespējamu datu izmantošanu dažādu amatu speciālistiem.

Galvenās finanšu atskaišu iespējas:

neierobežots skaits pašu definēti finanšu pārskati dažādās valodās – bilance, peļņas vai zaudējumu pārskats, finanšu statistika
dalīt pārskatus pa periodiem, novērot tendences
salīdzināt ar budžetiem un dažādiem periodiem
padziļināta analīze pa projektiem/izmaksu centriem salīdzinājumā ar dažādiem periodiem un budžetiem
iespēja personālam piešķirt tiesības redzēt atskaites tikai par konkrētām struktūrvienībām, projektiem u.c.
pamatojoties uz indikatoriem vai marķieriem, veidot atskaites finanšu analīzei
iedziļināšanās funkcionalitātē – no atskaitēm var nonākt uz atskaites avota darījumiem
visas atskaites var atvērt kā Excel dokumentus

◆

Izmēģini demo!