DARBU ORGANIZĀCIJA

APKALPOŠANA / SERVISS

Ir svarīgi izmantot labu darba rīku programmatūras veidā, lai organizētu tehniskās apkopes un apkalpošanas darbus. DIRECTO ir piemērots uzņēmumiem, kas iesaistīti iekārtu uzstādīšanā un uzturēšanā. DIRECTO šim nolūkam izmanto, piemēram, automobiļu apkopes un remonta uzņēmumi.

Galvenās ar tehnisko apkalpošanu saistītās iespējas ir šādas:

  • iespēja reģistrēt klientu sūdzības par iekārtu, remonta vai tehniskās apkopes prasības
  • laika,”boxa”un personāla rezervēšana kalendārā
  • darba pasūtījumi izgatavotājiem
  • pēc darba pabeigšanas darbinieks uzskaita laiku un materiālus, par ko jāizraksta rēķins vai, uz ko attiecas garantija
  • darba, izmantoto materiālu un rezerves daļu vēsture konkrētajā mašīnā
  • sūtīt atgādinājumus klientam, izmantojot īsziņas

KALENDĀRS

Kalendārs sniedz labu pārskatu par reģistrētajiem darbiem un palīdz plānot aktivitātes. Kalendāra iespējas visvairāk izmanto pakalpojumu sniegšanas vai tehniskās apkopes uzņēmumi.

Galvenās kalendāra iespējas:

  • darbinieku plānoto darbu pārskats. Piemēram, par stundu, dienu vai nedēļu
  • pārskats par telpu vai aprīkojuma plānoto izmantošanu un brīvo laiku
  • informācija par saplānotajiem darbiem jau ir redzama kalendārā
  • kalendāra notikumus var viegli pārvietot uz citu laiku vai novirzīt citai personai
  • sinhronizējams ar Google kalendāru

FORUMS

DIRECTO ir izveidota funkcionalitāte iekšējai informācijas apmaiņai un diskusijām starp uzņēmuma darbiniekiem par konkrētiem dokumentiem – Forums. Tādejādi, ir iespējams saglabāt nozīmīgas diskusijas un vienošanās par kādu no dokumentiem. Pārsvarā Forumu izmanto apspriedē pie pārdošanas dokumentiem.

Foruma iespējas:

  • uzrakstīt jautājumu vai komentāru par dokumentu
  • atbildēt uz citu lietotāju jautājumiem vai komentāriem
  • aplūkot iepriekšējās diskusijas par kādu no dokumentiem

DOKUMENTU VADĪBA

Dokumentu vadība ir lielisks rīks uzņēmumiem, kam ir liels dokumentu apjoms. Dokumentiem var piekļūt no jebkuras vietas, kur vien ir interneta savienojums. Arī mazākiem uzņēmumiem ir ērti, ka katrs dokuments ir skanēts un strukturēti glabājas vienuviet – DIRECTO.

Galvenās dokumentu vadības iespējas:

  • Dokumenti var tikt glabāti savstarpēji pakārtotās mapēs. Šo mapju hierarhijā var noteikt piekļuves tiesības, piemēram, konkrētai darbinieku grupai liegt piekļuvi konkrētai mapei.
  • Pateicoties integrācijai ar MS Office, dokumentu nogādāšana DIRECTO ir ātra – dažu ”klikšķu” jautājumus. Dokumenti uz DIRECTO var tikt nosūtīti no Word, Excel, kā arī Windows Explorer. No MS Outlook uz DIRECTO var tikt sūtīts viss epasts vai tikai tā pielikumi.
  • Papildus tam, ka dokumentus iespējams meklēt pēc to parametriem (radītājs, datums, tips, nosaukums u.c.), dokumentus var meklēt pēc to teksta satura, ja dokuments ir PDF formātā.
  • Piekļuves tiesības gan darbiniekam, gan darbinieku grupai var tikt noteiktas dažādos līmeņos – tikai apskatīt dokumentu vai papildināt, vai dzēst. Ja nepieciešams, piekļuve var tikt noteikta par katru dokumentu atsevišķi. Turklāt, piekļuvei var noteikt laika ierobežojumu.
  • Katram dokumentam var būt neierobežots skaits versiju, tātad, dokumentu vēsturiskās versijas paliek pieejamas. Primāra vienmēr ir pēdējā versija (kad veido dokumenta jaunu versiju, iepriekšējā tiek noslēgta un vairs nav maināma) tomēr vēsturiskās versijas joprojām ir pieejamas lasīšanai.
  • Ar TWAIN atbalstošu skeneri ir iespējams nosūtīt dokumentu tieši uz Dokumentu vadības moduli. Ja to pieļauj skeneris, uz Dokumentu vadības moduli varat sūtīt arī lielus dokumentus izmantojot ”feederi” (arī abpusējus dokumentus).
  • Kad lietotājs izdzēš dokumentu, dokuments nonāk Miskastē, kur tas glabājas mēnesi, lai kļūdas gadījumā to var atjaunot. Jebkurā gadījumā, failiem un citiem datiem katru nakti tiek veidotas rezerves kopijas.

PIELIKUMI

Visiem dokumentiem var pievienot pielikumus ar mērķi redzēt attaisnojuma dokumentu. Tie var būt gan epasti, gan ienākošo rēķinu PDF(i), piegādes dokumenti, līgumi, akti utt.

  • pievienotie dokumenti ir saistīti ar konkrētu DIRECTO dokumentu, attiecīgi, tie ir viegli atrodami
  • pielikumi parādās ekrānā blakus dokumentam vai zem tā, padarot dokumenta pārbaudīšanu vai ievadīšanu ērtāku
  • pielikumi tiek glabāti un sistemātiski iekļauti rezerves kopijās
  • pielikumus var nosūtīt uz DIRECTO, izmantojot e-pastu vai Outlook (u.c. MS programmu) spraudni
  • tostarp, pielikumus var saglabāt Google diskā (nevis DIRECTO) un tos var atrast un redzēt DIRECTO
  • veidojot ienākošos rēķinus no pielikumiem, tiek izmantota tekstu atpazīšana, kas automātiski aizpilda daļu datu