GRĀMATVEDĪBA

OBJEKTI jeb IZMAKSU CENTRI

Lai detalizēti varētu novērtēt uzņēmuma finanšu rādītājus struktūrvienībām, darījumi būtu jāmarķē ar IZMAKSU CENTRIEM jeb OBJEKTIEM. Dažādās uzskaites programmās izmaksu centrus sauc dažādi, DIRECTO tos sauc par OBJEKTIEM. Objekti var būt departamenti, darbienieki, darbinieku grupas, automašīnas, līgumi, reģioni utt. Objektu struktūru var veidot “plakanu” – vienā līmenī, bet, ja nepieciešams, to var veidot pakārtotu – ar hierarhiju. Hierarhijas gadījumā finanšu rezultātus var apskatīt gan, piemēram, darbinieku līmenī, gan departamentu līmenī.

Objektu būtiskas iezīmes:

  • dažādu līmeņu atskaites var veidot pateicoties objektu hierarhijai. Līmeņu skaits ir neierobežots.
  • vienlaikus var norādīt dažādu līmeņu objektus
  • automātiska objektu piemērošana no lietotāja, klienta, artikula vai citām kartiņām
  • iespēja noteikt obligātu objekta līmeņu piemērošanu konkrētiem darījumu veidiem vai finanšu kontiem
  • ja objektam ir konkrēta hierarhija, tad jānorāda ir precīzākais objekts, pārējie tiks ievietoti automātiski
  • iespēja saņemt atskaites par konkrētu objektu vai to līmeni
  • salīdzināt objektu rezultātus ar budžetā plānotajiem
  • konkrētu objektu darījumi var būt piekļuves ierobežojuma subjekts
  • papildus objektu marķējumam, darījumiem var piemērot arī projekta marķējumu

GRĀMATVEDĪBA

Finanšu uzskaite DIRECTO ir integrēta ar visiem nepieciešamajiem moduļiem un lielā mērā notiek automātiski. DIRECTO ir izstrādāts tā, lai vienu un to pašu dokumentu nevajadzētu apstrādāt vairākas reizes, tātad, grāmatvedim vairs nav jāapstrādā pārdevēja izrakstītais rēķins. Grāmatveža uzdevums ir uzraudzīt procesu un veikt savu pievienoto vērtību, nevis atkārtoti ievadīt dokumentus.

Directo licences pamata pakā, papildus finanšu grāmatojumiem un finanšu atskaitēm, ir iekļauti šādi moduļi:

  • Pamatlīdzekļu un mazvērtīgā inventāra uzskaite
  • Avansa norēķini
  • Kase
  • Budžeti
  • Bankas imports
  • Standarta vai sev pielāgots kontu plāns
  • Automātiski ECB valūtas kursi
  • Virsgrāmata, Apgrozījuma pārskats un citas atskaites dažādās valodās
  • Iespēja atskaites dalīt pa periodiem (dienas, nedēļas, mēneši utt.), lai salīdzinātu tendences
  • Detalizētas atskaites izmaksu centru un projektu griezumā
  • Finanšu receptūras (paši nosaka kā sadalīt izdevumus pa izmaksu centriem, kontiem u.c.)
  • Automātiski nākamo/pagājušo periodu izdevumi/ieņēmumi
  • Atskaišu faili priekš EDS
  • Dokumentu atgrāmatotājs

PAMATLĪDZEKĻI

Pamatlīdzekļu uzskaite DIRECTO, līdzīgi kā citi moduļi, ir jau iekļauti pamata pakā.

  • materiālo un nemateriālo pamatlīdzekļu uzskaite
  • mazvērtīgā inventāra uzskaite
  • pamatlīdzekļu vērtības palielināšana/samazināšana
  • vairākas pamatlīdzekļu kategorijas un nolietojuma metodes
  • nolietojums atkarībā no noslodzes
  • pārskats par pamatlīdzekļiem – departamentu, lietotāju, finanšu kontu, izmaksu centru u.c. griezumos
  • ērta pamatlīdzekļu norakstīšana un pārdošana
  • iespēja uzskaitīt Klientu pamatlīdzekļus (info par apkalpojamām iekārtām)

BANKAS IMPORTS

Vairumā gadījumu bankas ievadīšana uzskaites sistēmā ir laikietilpīgs grāmatvežu darbs. DIRECTO piedāvā datus importēt izmantojot ISO formātu. Darījumu veidiem var piešķirt nosacījumu, kas savukārt piemēros pareizu finanšu kontu grāmatojumam. Tā kā ierasta prakse ir radīt izejošos maksājumus jau pašā DIRECTO, tad bankas importa galvenais uzdevums ir importēt klientu maksājumus, bankas komisijas, karšu maksājumus.


ALGU APRĒĶINS

Algu apēķinam DIRECTO vidē ērtība ir tāda, ka aprēķis ir saistīts ar citiem DIRECTO moduļiem. Piemēram, darbinieka alga var tikt rēķināta pamatojoties uz vairāku struktūrvienību datiem, kas nodrošina izdevumu sadalījumu pa pareiziem izmaksu centriem vai projektiem.

Galvenās algu aprēķina iezīmes:

  • mēneša alga, stundu likmes, gabala darbs
  • algu aprēķins var būt pamatots uz dažādiem mainīgajiem. Piemēram, alga var tikt rēķināta atkarībā no pārdevēja ienestā apgrozījuma vai peļņas, vai darījumu skaita u.c.
  • algu aprēķins pa struktūrvienībām vai departamentiem
  • algu aprēķins atkarībā no stundu likmēm
  • aprēķina grāmatojums tiek dalīts pa izmaksu centriem un projektiem
  • slimības naudu un atvaļinājumu naudu aprēķins
  • algas aprēķina kartiņas pa epastu
  • algas imports bankā
  • atskaites uz EDS elektroniskā formā
  • dažādas algu atskaites

SAUDZĒJAM KOKUS

DIRECTO lietotājiem, grāmatvedība bez papīra dokumentiem ir ikdiena. Dokumenti tiek glabāti digitāli. Tas paātrina dokumentu apriti, dokumentu apstrādi un tas ir videi draudzīgi.

  • epastā ienākušie rēķini tiek sūtīti uz DIRECTO tālākai apstrādei
  • visus papīra formas dokumentus skenē un sūta uz DIRECTO tālākai apstrādei
  • dokumentu saskaņošana jeb vīzēšana, ir daudz ērtāka un ātrāka, jo tā ir redzama uz ekrāna un nav fiziski jāpārvieto
  • čekus avansa norēķiniem fotografē ar telefonu un sūta apstrādei uz DIRECTO
  • saistošie līgumi ir atrodami klientu vai piegādātāju kartiņās
  • attaisnojuma dokuments no grāmatojuma ir viena “klikšķa” attālumā

SASKAŅOŠANA

Šis process ir domāts, lai paātrinātu dokumentu apriti uzņēmumā. Būtībā, tā ir dokumentu vīzēšana, kurā dokumenti tiek elektroniski parakstīti programmā.

  • biežāk izmantojamie dokumenti: PIRKUMA RĒĶINI, AVANSA NORĒĶINI, PIRKUMA PASŪTĪJUMI, ALGU APRĒĶINI
  • saskaņošana var būt secīga vai paralēla
  • secīgas saskaņošanas gadījumā dokumentu vispirms paraksta pirmā persona, tikai pēc tam pienāk kārta otrās personas parakstam
  • paralēlās saskaņošanas gadījumā procesa dalībnieki var vienlaikus parakstīt dokumentu
  • dokumenta saskaņošana var notikt vai nu atverot pašu dokumentu, vai izmantojot tam paredzētu atskaiti, kurā apvienoti visi Tev parakstāmie dokumenti.
  • saņemsi e-pasta paziņojumu, ja ir jāsaskaņo dokuments
  • attiecīgā persona saņems ziņojumu, ja saskaņošana tiek atteikta
  • iespēja noteikt aizvietotāju, ja saskaņotājs ir atvaļinājumā
  • saskaņot var arī tikai kādu pozīciju no dokumenta, nevis visu dokumentu uzreiz
  • saskaņotāju automātiska noteikšana atkarībā no dažādiem nosacījumiem (summas, projekta, izmaksu centra)
  • nosacījumu noteikšana, saskaņā ar kuriem iepriekš piešķirtie paraksti tiks atcelti
  • summas ierobežojumi saskaņotājiem
  • dokumentu var apstiprināt un nosūtīt maksāšanai, ja ir veikti nepieciešamie paraksti

DATU KONSOLIDĀCIJA

DIRECTO konsolidācijas risinājums ļauj DIRECTO programmatūras grupai ātri sagatavot konsolidētus pārskatus un izvairīties no kļūdām Excelī.

Konsolidācijas risinājuma galvenās iezīmes:

  • iespēja sagatavot konsolidēto bilanci un PZ aprēķinu reālā laikā – meitas uzņēmumu veiktās izmaiņas nekavējoties tiek atspoguļotas grupas pārskatosv
  • meitas uzņēmumam var būt atšķirīgas uzskaites valūtas
  • grupas pārskatus var sagatavot arī tad, ja meitas uzņēmumi izmanto atšķirīgu kontu plānu. Piemēram, meitas uzņēmums ārvalstīs
  • spēs konsolidēt meitas uzņēmuma datus, kas neizmanto DIRECTO. Papildu datus var ievadīt manuāli vai importēt no Excel
  • sarežģītāku struktūru un daudzlīmeņu grupu konsolidēto pārskatu apkopošana
  • grupas budžeta uzraudzība, kā kopsavilkums par visas grupas vai meitas uzņēmumu budžetiem
  • kopējie grupas parādi/prasības
  • grupas pamatlīdzekļu uzskaite, pamatlīdzekļu pārdošanas un pirkšanas gadījumā grupas iekšienē
  • grupas naudas plūsmas pārskata iespēja

SKAIDRAS NAUDAS DARĪJUMI

Lai gan laika gaitā skaidras naudas īpatsvars samazinās, daudziem uzņēmumiem to specifikas dēļ joprojām ir svarīgi skaidras naudas darījumi un to apstrāde.

DIRECTO skaidras naudas funkcionalitāte sastāv no:
> kases ieņēmumu ordera
> kases izdevumu ordera
> skaidras naudas kustības – no kases uz banku, inkasācija


BUDŽETI

DIRECTO budžeti nordošina:

  • bilances un P/Z aprēķina salīdzināšanu pret budžetu dažādos laika periodos
  • budžeta datu importu no MS Excel
  • vairākus budžetus vienam periodam. Piemēram, apstiprinātais un koriģētais budžets.
  • faktisko datu salīdzināšana ar dažādiem budžetiem
  • sekot līdzi un salīdzināt projektu budžetu dažādos laika posmos vienlaicīgi
  • struktūrvienību vadītāji vai projektu vadītāji var paši uzraudzīt savu atbildību budžetu izpildē
  • izveidot nākamo gadu budžetus pamatojoties uz iepriekšējo gadu datiem

AVANSU NORĒĶINI

Avansa norēķini ir iekļauti DIRECTO pamata pakā. Darbinieki avansa norēķinus var veidot paši vai sūtīt čeku bildes uz DIRECTO programmatūru to tālākai apstrādei.

Avansa norēķinu iespējas:

  • saimniecisko un nesaimniecisko izdevumu uzskaite
  • sūtīt čekus uz DIRECTO ar epasta palīdzību
  • izdevumu vīzēšana
  • iespēja čekus vadīt dažādās valūtās
  • izdevumu veidu izmantošana, vienkāršākai avansa norēķina izveidošanai ikdienā
  • atvērto avansa norēķinu pozīciju apmaksa bankā/eksports uz banku

ATSKAITES

Iespējas, ko nodrošina DIRECTO finanšu atskaites, ir plašas un pielāgojamas. Labi pārdomātā finanšu uzskaites sistēma padara iespējamu datu izmantošanu dažādu amatu speciālistiem.

Galvenās finanšu atskaišu iespējas:

  • neierobežots skaits pašu definēti finanšu pārskati dažādās valodās – bilance, peļņas vai zaudējumu pārskats, finanšu statistika
  • dalīt pārskatus pa periodiem, novērot tendences
  • salīdzināt ar budžetiem un dažādiem periodiem
  • padziļināta analīze pa projektiem/izmaksu centriem salīdzinājumā ar dažādiem periodiem un budžetiem
  • iespēja personālam piešķirt tiesības redzēt atskaites tikai par konkrētām struktūrvienībām, projektiem u.c.
  • pamatojoties uz indikatoriem vai marķieriem, veidot atskaites finanšu analīzei
  • iedziļināšanās funkcionalitātē – no atskaitēm var nonākt uz atskaites avota darījumiem
  • visas atskaites var atvērt kā Excel dokumentus