Kā pārbaudīt, vai ej līdzi laikam?

3. Oct 2023

Digitālā brieduma etalons

Kārlis Ķuzis, SIA Directo uzņēmuma vadītājs

Paskaties apkārt – ja birojā redzi papīru kaudzes un mapju plauktus, – tam tā nav jābūt. Vienīgais redzamais papīrs birojā ir vai nu miskastē, vai nu uz ruļļa tualetē.

Ieskicēšu, kas pēc manām domām, ir uzņēmuma digitālā brieduma etalons:

  • Pie rēķinu izrakstīšanas, grāmatojums fonā ir standarts. Rēķins, ko sūti, ir gan mašīnlasāms, gan PDF formātā;
  • Saņemot rēķinu, sistēma atpazīst piegādātāju un piedāvā grāmatojumu, grāmatvedis pārbauda un pielabo;
  • Avansa norēķinu čekus tēriņu veicēji fotografē ar telefonu, pēc mirkļa avansa norēķins sistēmā parādās jau aizpildīts, grāmatvedis pārbauda tikai rezultātu;
  • Bankas ievadīšana ir izprieca, kas aizņem necik laika, jo tiek iesūtīta/atpazīta/grāmatota automātiski;
  • Līgumi un citi juridiski dokumenti tiek parakstīti elektroniski un glabāti sistēmā;
  • Izdevumu (dokumentu) vīzēšana ir elektroniska un tiek piemērota automātiski saskaņā ar dažādiem nosacījumiem;
  • Personāla pieteikumus aizpilda/iesniedz pa tiešo sistēmā ar pašapkalpošanās rīku.

Citiem vārdiem sakot, rutīnas darbus dara roboti, savukārt darbinieki savu obligāto dokumentāciju aizpilda paši savas kompetences ietvaros.

Protams, var turpināt iet papīra ceļu, arī tam ir savi plusi, ja nav elektrības.

Elektronizācijas plusi

Krišjānis Ceplis, SIA Directo projektu vadītājs

Viena no veiksmīgus uzņēmumus raksturojošām iezīmēm ir to spēja aklimatizēties jaunu izaicinājumu priekšā, un elektronizācija ir efektīvs veids, kā vadīt šo pārmaiņu procesu. Elektronizācija nav vienkārša “papīra pārvēršana cipariņos”, bet tā paver jaunas iespējas attīstībai, inovācijai, reāllaika datu analīzei un jaunu klientu piesaistei.  Tas ir rīks, kas nostiprina uzņēmuma stratēģiju, vairo komandas saliedētību un, vissvarīgākais – uzlabo izpildījumu. Elektronizācija palīdz atklāt uzņēmuma stiprās puses un novērst trūkumus, vienlaicīgi nostiprinot attiecības ar klientiem, sadarbības partneriem un kolēģiem.